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采購代理機(jī)構(gòu)該如何編制物業(yè)管理服務(wù)招標(biāo)文件?

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近幾年,全國范圍內(nèi)政府采購服務(wù)類采購比重上升明顯。據(jù)財(cái)政部統(tǒng)計(jì),2016年服務(wù)類采購規(guī)模為10219.3億元,較上年增加1516.9億元,增長45.4%,占全國政府采購?fù)趶揭?guī)模的18.9%,較上年提高3個(gè)百分點(diǎn)。

目前,多個(gè)省市已將物業(yè)管理服務(wù)列入政府集中采購目錄,物業(yè)管理服務(wù)采購在服務(wù)類采購中占有的比例越來越大。

由于物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目具有一定的特殊性,因此,采購代理機(jī)構(gòu)在編制招標(biāo)文件時(shí)把握好如下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)是非常必要的 。

招標(biāo)文件

1、禁止物業(yè)資質(zhì)作為資格條件

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳關(guān)于做好取消物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)核定相關(guān)工作的通知(建辦房[2017]75號)明確今后將不再受理物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)審定申請和資質(zhì)變更、更換、補(bǔ)證申請。也就是說,以往由政府部門主導(dǎo)的物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)核定工作就此取消了。因此,已取消的物業(yè)資質(zhì)不能再作為供應(yīng)商的資格條件或者實(shí)質(zhì)性條款了,已取消的物業(yè)資質(zhì)也不易作為加分項(xiàng)。

2、合理確定是否專門面向中小企業(yè)采購

采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與采購人溝通,合理選擇物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目資格條件是面向中小企業(yè)采購還是面向所有各類供應(yīng)商采購?依據(jù)財(cái)政部 、工業(yè)和信息化部印發(fā)的《政府采購促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展暫行辦法》的通知 (財(cái)庫[2011]181號),如果非專門面向中小企業(yè)的項(xiàng)目,存在對小型和微型企業(yè)產(chǎn)品的價(jià)格給予6%-10%的扣除問題,如果專門面向中小企業(yè)的項(xiàng)目,就不存在對小型和微型企業(yè)產(chǎn)品的價(jià)格給予6%-10%的扣除問題。

一般來講,如果采購人傾向于選擇中小型企業(yè),資格條件應(yīng)當(dāng)設(shè)定專門面向中小企業(yè)采購,也符合國家產(chǎn)業(yè)政策。如果采購人傾向于選擇大型企業(yè),可以選擇面向大、中、小、微型等各類供應(yīng)商采購,但應(yīng)當(dāng)明確給予小型和微型企業(yè)產(chǎn)品的價(jià)格給予6%-10%的價(jià)格折扣優(yōu)惠。

3、評委人數(shù)依三年總采購金額確定

對于一般的采購項(xiàng)目來說,基本都是一年一招,其采購金額自然就是當(dāng)年度的預(yù)算金額。但對于采用一次招標(biāo)三年沿用、分三個(gè)年度分別簽訂合同的方式實(shí)施的物業(yè)管理采購項(xiàng)目,其項(xiàng)目采購額又該如何認(rèn)定呢?

物業(yè)管理項(xiàng)目雖采用一次性招標(biāo),招標(biāo)的數(shù)量是第一年的,投標(biāo)人的投標(biāo)總價(jià)也是第一年的,但由于這一次招標(biāo)決定了以后三年的量和預(yù)算,財(cái)政預(yù)算一年一預(yù)算,后兩年的預(yù)算還沒有下來,屬于提前啟動(dòng),中標(biāo)供應(yīng)商的既得利益是3年的合同。因此,真正的采購金額(虛擬)應(yīng)當(dāng)是三年的預(yù)算總金額。依據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(財(cái)政部令87號)第四十七條規(guī)定,如果預(yù)算總采購金額超過1000萬元的,評標(biāo)委員會(huì)成員人數(shù)應(yīng)當(dāng)為7人以上單數(shù),否則為5人以上單數(shù)。

4、合理設(shè)定評標(biāo)辦法

首先,評標(biāo)辦法重在物業(yè)管理單位的服務(wù)能力。

物業(yè)管理項(xiàng)目招標(biāo)采購的標(biāo)的是"服務(wù)",其與一般的貨物、設(shè)備或工程等招標(biāo)的最大區(qū)別表現(xiàn)在:物業(yè)單位不承擔(dān)物質(zhì)生產(chǎn)任務(wù),只是受采購人的委托,依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)對項(xiàng)目提供保潔,設(shè)備維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生,安全等服務(wù)。

鑒于以上特性,選擇物業(yè)服務(wù)中標(biāo)人的基本原則是"基于團(tuán)隊(duì)能力和項(xiàng)目經(jīng)理的選擇"。服務(wù)工作完成得好還是不好,不僅依賴于執(zhí)行物業(yè)業(yè)務(wù)是否遵循了規(guī)范化的管理程序和方法,還取決于參與物業(yè)管理工作具體人員的業(yè)務(wù)專長、經(jīng)驗(yàn)、判斷能力、創(chuàng)新想象力,以及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)等。因此,對物業(yè)公司的選擇很大程度上是取決于整體服務(wù)方案策劃及實(shí)施方案、項(xiàng)目管理組織架構(gòu)及管理制度、項(xiàng)目人員配置、項(xiàng)目經(jīng)理能力等,這些因素應(yīng)當(dāng)成為物業(yè)服務(wù)采購項(xiàng)目評審的重點(diǎn),因此設(shè)定評標(biāo)辦法時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮以上因素。

其次,只重報(bào)價(jià)會(huì)得不償失。

一般的貨物、設(shè)備或工程等招標(biāo)時(shí),選擇中標(biāo)人的原則是:在技術(shù)上達(dá)到需求標(biāo)準(zhǔn)的前提下,主要考慮價(jià)格的競爭性。而物業(yè)管理業(yè)務(wù)不直接產(chǎn)出新的物質(zhì)成果或信息成果,物業(yè)服務(wù)工作是智力服務(wù)。物業(yè)招標(biāo)中把物業(yè)單位的服務(wù)能力放在第一位,物業(yè)單位如能提供高質(zhì)量的服務(wù),往往能使采購人獲得節(jié)約項(xiàng)目投資的效益,因此如過多考慮報(bào)價(jià)因素將得不償失,依據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(財(cái)政部令87號)第五十五條,最低報(bào)價(jià)分不低于10分,在實(shí)際操作中,報(bào)價(jià)分值不宜過高,一般報(bào)價(jià)分宜控制為10-20分,適當(dāng)弱化報(bào)價(jià)的權(quán)重。

選擇物業(yè)管理單位時(shí),鼓勵(lì)的主要是能力競爭,而不是價(jià)格競爭。如果對物業(yè)單位的服務(wù)能力不給予足夠重視,只依據(jù)報(bào)價(jià)高低確定中標(biāo)人,就忽視了高質(zhì)量的服務(wù)。因此,物業(yè)招標(biāo)評審時(shí)以技術(shù)和人員素質(zhì)為主,不以最低價(jià)格為主要定標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn),這是與一般的貨物、設(shè)備或工程等招標(biāo)項(xiàng)目的評標(biāo)因素最大的不同。

第三,要合理設(shè)定業(yè)績加分項(xiàng)。

在具體操作中,不宜以業(yè)績作為資格條件或門檻,限制投標(biāo)人進(jìn)入政府采購市場。理論上講,政府采購不應(yīng)過分追求投標(biāo)人的業(yè)績,但對于服務(wù)采購,業(yè)績通常是一個(gè)加分因素。這主要是因?yàn)榉?wù)項(xiàng)目不直接產(chǎn)出新的物質(zhì)成果或信息成果,是一種人的服務(wù),而人的服務(wù)好壞,大多取決于服務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷,因此將業(yè)績作為加分項(xiàng),有助于采購到高質(zhì)量的服務(wù)。

實(shí)際操作中,對投標(biāo)人的相關(guān)業(yè)績情況進(jìn)行科學(xué)合理的考查,可以更直觀地反映出投標(biāo)人在經(jīng)營銷售狀況和項(xiàng)目實(shí)施能力等方面的差異,有助于形成公平合理的評標(biāo)結(jié)論。但業(yè)績加分不宜過高,可以控制在3-5分左右,如果業(yè)績加分過大,勢必造成有過度擴(kuò)大業(yè)績的傾向,對新成立的公司不公平。

《政府采購法實(shí)施條例》對可作為加分條件和中標(biāo)條件的業(yè)績、獎(jiǎng)項(xiàng)做出了明確限制。該條例第二十條第(四)款規(guī)定:“以特定行政區(qū)域或者特定行業(yè)的業(yè)績、獎(jiǎng)項(xiàng)作為加分條件或者中標(biāo)、成交條件的”屬于以不合理的條件對供應(yīng)商實(shí)行差別待遇或者歧視待遇。筆者認(rèn)為,該條規(guī)定并非禁止類似業(yè)績作為加分條件,而是禁止以特定行政區(qū)域或者特定行業(yè)的業(yè)績作為加分條件,其目的是為了打破地區(qū)封鎖,形成全國統(tǒng)一開放的市場。筆者的理解是:類似業(yè)績要求不能加上行政區(qū)域或行業(yè)的名稱,比如在招標(biāo)文件中的業(yè)績要求中不能限制在上海市范圍內(nèi)或在某一行業(yè)內(nèi)等等。 需要強(qiáng)調(diào)的是,只有在投標(biāo)時(shí)遞交了符合要求的業(yè)績證明才可以在評標(biāo)時(shí)被加分。

第四,評標(biāo)辦法中宜明確哪些為客觀分

在制定技術(shù)分評定辦法或標(biāo)準(zhǔn)時(shí),為提高評審效率和評審更加客觀公正,評標(biāo)辦法宜客觀分和主觀分互相補(bǔ)充和搭配,而且宜在招標(biāo)文件中明確哪些評審項(xiàng)目為客觀分??陀^分的評分可以討論,每個(gè)評委的打分必須一致。物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目中,報(bào)價(jià)得分、投標(biāo)文件編制、項(xiàng)目經(jīng)理、人員配置、近3年以來類似項(xiàng)目業(yè)績、通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證等情況可以明確為客觀分。

5、采購需求宜明確最低人員配置要求

任何采購都產(chǎn)生于采購人的采購需求,采購需求填報(bào)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的采購人來講,應(yīng)該清楚地知道自己獨(dú)特的物業(yè)服務(wù)采購需求:需要物業(yè)服務(wù)的內(nèi)容、需要多少人員配備、物業(yè)服務(wù)的要求等等。采購人的采購需求是物業(yè)服務(wù)采購文件的核心部分,也是非常關(guān)鍵的一環(huán)。

有些采購人的需求內(nèi)容頗多,但遺漏了最為重要的內(nèi)容,如沒有在需求中明確最低人員配置要求和配置明細(xì)表,沒有明確項(xiàng)目經(jīng)理、保潔、保安、維保、會(huì)務(wù)等人員的人數(shù)和具體要求等。筆者認(rèn)為,服務(wù)項(xiàng)目本質(zhì)上招的就是團(tuán)隊(duì)和人,如果沒有這些重要的要求,又如何去采購和合理報(bào)價(jià)呢?

6、招標(biāo)文件宜明確專項(xiàng)服務(wù)外包要求

服務(wù)中有些專項(xiàng)可以外包,招標(biāo)文件中應(yīng)當(dāng)明確專項(xiàng)服務(wù)外包要求,杜絕中標(biāo)人隨意分包現(xiàn)象發(fā)生。

一般來講,可以在招標(biāo)文件中明確:1、投標(biāo)人可以將物業(yè)管理服務(wù)合同中的專項(xiàng)服務(wù)事項(xiàng)委托給專業(yè)性服務(wù)企業(yè),但不得將物業(yè)管理服務(wù)合同約定的全部事項(xiàng)一并委托給他人。2、在投標(biāo)時(shí)已經(jīng)確定有委托專項(xiàng)服務(wù)事項(xiàng)的,投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)文件中說明;投標(biāo)文件中未說明有委托專項(xiàng)服務(wù)事項(xiàng)的,中標(biāo)后一律不得再委托專項(xiàng)服務(wù)。3、大型企業(yè)向中小企業(yè)分包的金額,可計(jì)入面向中小企業(yè)采購的統(tǒng)計(jì)數(shù)額。


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