招標代理機構(gòu):政府采購注意事項

政府采購工作公開性與保密性是一對辯證統(tǒng)一的范疇，該公開的內(nèi)容要及時公開，應該保密的東西必須嚴格執(zhí)行，這是政府采購工作的基本原則。保密是為了更好的公開，公開是保密工作的基礎，兩者相輔相成，缺一不可。在具體工作中，泄密帶來的危害性是有目共睹的，一些投訴事件的發(fā)生就是因為泄密而直接導致的。采購機構(gòu)一定要充分認識到保密工作的重要性與迫切性，本著有則改之，無則加勉的態(tài)度，認真對待，但也要對投訴有可能給采購中心帶來的負面影響作好充分的心理準備。特別是一些省市主要領導批示紀委查辦的針對采購工作的投訴事件，由于影響程度大，往往成為社會關(guān)注的焦點與敏感問題。保密工作看似小事，一句話、一個數(shù)字、一個方案的泄密，就會引起信息的不對稱與軒然大波，因此必須加強保密制度的建設，它是政府采購工作成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。 

泄密案例危害性分析 某市政府采購中心采購的電梯設備與安裝工程結(jié)束后，立即就有未中標的供應商向當?shù)刂饕I導寫信反映此標存在的諸多問題，令人不可思議的是，此供應商對中標結(jié)果有較大影響的價格分了如指掌，投訴人在價格方面比中標人高多少分與原始記錄驚人的吻合，且招標評標現(xiàn)場領導講話內(nèi)容以及評委的打分細節(jié)都十分清晰，在此情況下，未中標的單位會推導出許多理論，甚至想入非非。投訴事件的發(fā)生，必然會引起領導與紀委的高度重視，即使以查無實據(jù)、維持原判收場，但對采購機構(gòu)的整體影響是深遠的。泄密者不外乎現(xiàn)場參與人員，雖然監(jiān)督方、評委、采購人、采購機構(gòu)具有同等的理論上的泄密可能性，綜合利弊權(quán)重，政府采購機構(gòu)脫不了干系，采購機構(gòu)內(nèi)部泄密者可能得到相應的利益回報，可能有許多不可告人的目的，且隱藏得很深，一般不容易被發(fā)現(xiàn)，危害性極大。這種擾亂政府采購正常秩序的行為是可恥的，喪失了起碼的職業(yè)道德與人格，可以說對其人生觀的形成與一生的發(fā)展是沒有好處的。所以說采購中心內(nèi)部建設十分必要，一定要加強團結(jié)，凝聚人心，獎懲分明，鐵面無私，給惟恐天下不亂者敲響警鐘與喪鐘。 

保密內(nèi)容 政府采購工作的許多范疇屬于保密范疇，采購機構(gòu)要想健康發(fā)展，必須規(guī)范自己的日常管理行為，正確處理公開與保密的關(guān)系。招標信息、答疑材料、商業(yè)技術(shù)要求、中標公示等都屬于公開的范疇，公開就是保證供應商信息的知情權(quán)、平等參與權(quán)。保密工作本質(zhì)上說是保證公平競爭的一種形式與途徑，與公開追求的效果殊途同歸。政府采購工作涉及保密的內(nèi)容主要有：一是商業(yè)秘密。各投標人標書中涉及到的技術(shù)參數(shù)、人員技術(shù)力量、財務狀況、某些商品的報價與產(chǎn)地、投標策略、供應商登記表、投標資格預審材料、投標文件等都應屬于保密的范疇，本著對供應商負責的態(tài)度，這些材料必須保密，由專人負責，一旦泄露出去會給投標人帶來一定的損失，甚至會引起他們的投訴，現(xiàn)在的供應商都是很懂法的，他們的投訴內(nèi)容有法律依據(jù)，采購機構(gòu)業(yè)務操作一定要規(guī)范。二是已獲取投標文件的供應商名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)部門招標投標情況。雖然招標信息在全國或一定范圍內(nèi)公開，是為了保證供應商獲取信息的公正性，而潛在投標人情況的泄露往往引起新的不公平與信息的不對稱，供應商數(shù)量名稱泄露以后會直接影響投標報價與競爭激烈程度，許多投標人想方設法打聽信息就是為了使自己處于投標的有利地位，至于投標人名稱泄露以后，本行業(yè)人士會清楚多方面的情況，投標時就可以量體裁衣了。三是評分辦法。評分標準的大體框架可以在標書中注明，便于供應商提供相關(guān)資料，但具體分值在一般情況下還是以保密為好，法律也未明確規(guī)定要公開，各地要因地制宜，因為任何評分辦法不可能做到絕對的符合所有投標人的意愿，而開標現(xiàn)場必須要有一個評判標準，為了防止供應商標的指手畫腳和無理取鬧，評分辦法的事先事后保密是必要的。四是評標現(xiàn)場記錄。評標是一個復雜的過程，涉及到價格、商務、技術(shù)等綜合性的內(nèi)容，評分辦法也不可能做到絕對的天衣無縫，有時會做一些微調(diào)，關(guān)鍵是評委要達成公識，這些協(xié)商研究的內(nèi)容要絕對保密。有些不規(guī)范的評標現(xiàn)場還有采購方的主要領導參加，自然會說一些傾向性的話語，至于評委是否受其影響是另一回事，但一旦泄露了相關(guān)內(nèi)容，未中標的供應商會把不中標的情緒連帶領導因素作一些不符合實際的猜測。五是評標原始記錄材料。原始記錄材料很多，要保密的主要是評委打分明細表、評委傾向性意見、特殊情況下的供應商得分排名情況，這樣做的目的是保護評委，維護開標活動的嚴肅性與權(quán)威性。任何評分細則都帶有主觀成分，假如純客觀的話也就不需要評委來評標了，采購中心就能計算出分值了，給評委一定程度的主觀能動性，是保證評標質(zhì)量的重要途徑，而這些細節(jié)的泄密可能會引起不必要的麻煩。 

保密工作現(xiàn)狀分析 政府采購保密工作現(xiàn)狀不容樂觀：一則軟硬件條件達不到要求。某些采購機構(gòu)辦公場地狹小，如只有一間辦公室的情況下，人員雜多，來來往往，在評分辦法的制作、供應商報名、相關(guān)信息的收集等方面，根本無保密性可言。二則規(guī)范性工作未引起足夠重視。開標項目未設供應商預審制度，供應商購買標書記錄在一張紙上，供應商數(shù)量與名稱一目了然，后買標書者能夠一覽無余，信息嚴重不對稱。管理工作零亂，供應商記錄本任何時候都是隨便一放，包括采購中心人員在內(nèi)所有在場人員能隨時瀏覽，增加了泄密的范圍與追查的難度。在人手少，兼職多的情況下，內(nèi)部工作人員還可以通過收費開票名單、制作開標打分表等形式知悉供應商名單與數(shù)量，保密難度加大。其三，評標現(xiàn)場未封閉，專職開標人員不定。由于條件限制，有的采購中心沒有專設的開標大廳和評標會議室，只能在會議室進行評標，且對評標現(xiàn)場人員未作嚴格限定，工作人員可以隨時進出評標現(xiàn)場，供應商沒有休息場所，有時會在會議室門外徘徊，能夠竊聽到談話內(nèi)容。由于人手特別緊張，內(nèi)部崗位設立與相互監(jiān)督機制未能建立，開標人員一般身兼數(shù)職，增加了泄密的幾率。其四，檔案管理欠規(guī)范。開標結(jié)束后檔案資料移交給管理員時間太長，沒有規(guī)范性，檔案管理制度執(zhí)行不力，礙于情面，誰要看檔案資料都可以，不能秉公辦事，給別有用心者鉆了空子。檔案借閱管理制度、檔案解密期限等未能完善，檔案管理員專業(yè)素質(zhì)亟待提高，長時間得不到培訓，甚至對檔案的重要性與關(guān)鍵作用也認識不足，思想麻痹，行動遲緩。其五，泄密責任追究制度形同虛設。由于多人接觸檔案材料，明顯增加了泄密責任追究的難度，內(nèi)部也怕得罪人，怕影響團結(jié)，怕引起猜疑，往往只能睜一只眼閉一只眼，《工作守則》上泄密者將追究責任的話也變成了空談。害群之馬得不到晾曬，還會躲在陰暗角落里氣焰囂張，膽子越來越大。 

對保密制度建立的思考 1、嚴格回避制度。采購法規(guī)定，在政府采購活動中，采購人員極其相關(guān)人員與供應商有厲害關(guān)系的，必須回避。一則是主動回避，二則是供應商和監(jiān)督機構(gòu)可以在開標前提出必須回避的人員名單，采購機構(gòu)核實并執(zhí)行。這是保密制度的一項主要內(nèi)容，能夠有效地保證泄密事件發(fā)生。2、內(nèi)部崗位分設。采購中心即使人員十分緊張，也必須把關(guān)鍵崗位分設開，不得相互兼職，人員不足可以補充完整，嚴格崗位職責，獎懲分明。3、專設開標人員。保密工作的一項重要內(nèi)容就是開標現(xiàn)場管理，開標人員職業(yè)道德，責任心、敬業(yè)心、工作能力等等素養(yǎng)的高低是保密工作重要環(huán)節(jié)之一；同時專設開標人員也便于資料的保管、移交，泄密風險銳減。4、基礎工作必須強化與相互制約。供應商資格預審材料、購買標書記錄要由專人管理，內(nèi)部其他崗位人員不得介入，購買標書記錄要分開登記，工作人員及時收集，適當保存，防止外人泄密。由于供應商打分一覽表涉及到供應商名單與數(shù)量，可以采取兩種方法處理：可以在開標前夕打印；設計空表格，由開標人員現(xiàn)場填寫，收款開票工作要由財務處或綜合處嚴加管理，防止名單外泄。檔案管理員要嚴格借閱登記制度，剛開標項目的資料不得借閱給任何人，待一定期限后才能解禁。制定評委、監(jiān)督人員及采購人保密制度，也要上墻公布，明確責任，誰出事誰負責。5、評標現(xiàn)場嚴格控制人數(shù)。除評委外，只允許監(jiān)督人員，采購機構(gòu)項目經(jīng)理在場，外人不得參與。詢問供應商時必須得到許可方能進入，除了采購單位一名評委外，采購單位特別是主要領導不得進入評標現(xiàn)場，評標現(xiàn)場所有通訊工具一律關(guān)閉，評委不得單獨外出，評標其間不得以任何形式與供應商或采購人接觸。6、一定要設立封閉的評標室。與供應商休息室分開。有些落后地區(qū)的采購中心由于條件限制，尚沒有評標室的，要請示相關(guān)領導及時設立，這是關(guān)系采購工作規(guī)范性與基礎性的工作，必要引起高度重視。7、尋求自覺執(zhí)行與嚴格管理相統(tǒng)一最佳的結(jié)合點。保密工作在于全體人員的自覺維護，要從點滴小事做起，防患于未然，內(nèi)部一定要統(tǒng)一思想，服從大局，自覺執(zhí)行各項保密制度，不得越位與失位，保證政府采購工作正常有序開展。